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保守契約の注意点


コピー機には必ず保守契約への加入が必要になります。代表的な保守契約としてカウンター保守契約キットトナー保守契約があります。保守契約の内容をあまり確認せずにトラブルになるケースがありますので注意が必要です。コピー機は精密機器であるため、設置場所の環境、頻度、紙の種類などが原因で故障したり紙詰まりが発生したりします。その都度、有償で修理依頼していては膨大内容がかかってしまいます。そのため修理費用を保守料金として支払い、修理・点検を無償で行うサービス契約が保守契約です。

保守契約で重要点は故障した時にどれだけ迅速に対応してもらえるかという点にあります。ビジネスシーンにおいてコピー機の使用頻度は高く、コピー機の不具合は珍しいものではありません。業務への影響を考慮すると、保守メンテナンスがいかに迅速に対応してもらえるかが重要です。契約時に保守メンテナンス費用が安いからと言ってトラブル時の対応が遅い場合がありますので注意が必要です。

保守契約の加入は、保守メンテナンス会社と直接行うのではなく、コピー機を販売している会社を通じて契約するのが一般的です。多くのコピー機を販売している会社は、自社で保守サービスを実施せずに外注業者に委託しています。つまり、保守メンテナンスの責任は修理や点検を実施する委託会社になります。

コピー機のリースと購入比較


実際にコピー機導入しようとすると、リースするのがいいのか、購入がいいのか迷います。リースは初期費用を抑えられますが、総支払額は購入よりも高くなります。またリースの場合は所有権がリース会社にあるため、減価償却や固定資産税の手続きが不要で事務処理が楽になります。つまりリースを適用する場合には、資金の状況やコピー機の利用方法がリースにマッチしていることを確認する必要があります

一つ目は資金繰りにあまり余裕がない場合です。特に起業前や創業直後は資金繰りが厳しい状況になりがちです。そのような状況下では少しでも大きなキャッシュアウトを回避したいものです。会社内のドキュメンテーションでの利用であれば中古の安いコピー機を購入する方法もありますが、商談用のプレゼン資料などを印刷するようなハイスペックなコピー機は高額になります。購入の場合はまとまった資金が必要です。こういった資金面での背景下においてリースの利用は効果があります。

二つ目は、長期的な利用かどうかです。リース契約のデメリットは途中解約できないことです。少なくとも5年間は支払いが続くので、途中で使わなくなり、他社・他人へ譲渡する場合は、リースではなくレンタルや購入などの方法を選択したほうが良いでしょう。

▼コピー機関連情報▼
http://www.oaland.jp/commerce/copy_lease/
└コピー機のリースを行っている「OAランド」のサイトです。

コピー機をリースするメリット


業務用のコピー機は、最近ではリースを利用するのが一般的となっています。リースをうまく活用することで、会社経営において重要なキャッシュフロー改善につなげることが可能です。リースを活用するメリットは大きく分けて2つあります。

一つ目はリース料金を経費扱いにすることができ、月々の支払額が定額なので、ランニングコストが把握しやすくなります。コピー機を購入すると、減価償却の手続きや固定資産税の支払いなどが発生し、事務手続きが面倒ですが、所有権がリース会社にあるためこのような手続きが不要になります。

二つ目は、初期導入費用が掛からない点です。購入の場合ある程度まとまった金額が一括でかかるため、現金が必要な時に購入すると経営を圧迫してしまいます。リースの場合定額のリース料のみに抑えられるため、その分会社の運転資金にすることができるメリットがあります。

コピー機のリースにはメリットがありますが、デメリットもあります。まず中途解約ができない点です。一度契約してしまうと解約ができないため、解約する場合は残金を一括で支払って強制的に契約を終わらせるしかありません。短期的な利用が目的であれば検討が必要です。次にリース料には、本体価格のほかに金利、税金、保険料、手数料等を含むため購入よりも支払総額が高くなります。リース料金の明細書を確認し、不明な項目がないか確認する必要があります。

最後に、リースの場合はリース会社の審査があります。当然、リース先の会社が倒産してしまってはリース会社が困るからです。コピー機の導入時に審査が通らないと業務に支障があるため、事前に与信審査を受けることをお勧めします。